Espace de CoWorking et crise du Coronavirus : Comment les opérateurs d'espace de CoWorking s'adaptent?

Pouvez-vous nous rappeler brièvement l'activité de NEWTON OFFICES ?

NEWTON OFFICES propose des espaces de vie professionnels en Régions alliant bureaux flexibles et espaces de coworking, associés à de nombreux services. Dédiés aux TPE comme aux grands groupes, nos établissements comprennent 80 % de bureaux privatifs « clé en main », des salles de réunions, des espaces bien-être et détente ainsi que des services de conciergerie qui facilitent la vie au bureau. Un concept répondant aux attentes des entreprises d'aujourd'hui en quête de flexibilité, d'échange et de productivité.

Comment avez-vous réagi à l'annonce des nouvelles mesures pour lutter contre le COVID-19?

Nous avons décidé de fermer notre site au public dès le lundi 16 mars au soir. Notre équipe d'accueil n'est physiquement plus sur place mais continue d'être à disposition de nos clients pour les aider à continuer à travailler dans ce contexte inédit. Ceux d'entre eux qui ne peuvent pas télétravailler ont accès à leurs bureaux privatifs via leur badge. Notre métier est un métier de contacts, d'hospitalité et de services. C'est un challenge pour nous, de pouvoir continuer à accompagner nos clients à distance.

Quelles solutions avez-vous mises en place auprès de vos équipes ?

D'un point de vue interne, nous avons mis en place un CODIR (comité de direction) de crise en visioconférence chaque matin pour échanger sur les problématiques opérationnelles que nous rencontrons et les solutions que nous souhaitons mettre en place. Nos responsables maintiennent le contact avec leurs équipes quotidiennement afin de soutenir chacun et continuer à avancer. Nous échangeons avec nos prestataires en Facetime ou WhatsApp pour ne pas perdre le lien visuel. Nous avons organisé notre premier « AperoCall » en visioconférence vendredi dernier avec tous les collaborateurs de Newton Offices de Marseille et Montpellier. L'objectif était de nous voir, même à distance, d'échanger sur notre première semaine, sur nos bonnes pratiques de télétravail, bref d'avoir un contact visuel. Cette manière d'entrer dans la sphère privée de chacun nous a permis de dévoiler une nouvelle facette de nous-mêmes, de mieux nous connaître et de détendre l'atmosphère. Pari réussi, à la demande de nos collaborateurs, cela va devenir un évènement récurrent, RDV vendredi prochain.

Quelles solutions proposez-vous à vos clients ?

Nous continuons d'accompagner nos clients, mais de manière différente. En lien avec nos valeurs et pour aider nos clients d'un point de vue financier, nous avons pris la décision de reporter le paiement de nos prestations de services du mois d'avril à une date ultérieure. Nous souhaitons faciliter leur quotidien en leur proposant de nouveaux outils, et de nouvelles manières de travailler. Nous avons mis à leur disposition gratuitement notre système de visioconférence, afin que chacun puisse utiliser ce système de chez soi depuis un ordinateur sans avoir à utiliser la salle de réunion originellement prévue à cet effet. Grâce à cet outil, ils pourront organiser des téléconférences en audio ou en visio, depuis leur ordinateur vers un autre ordinateur. Nous souhaitons également les soutenir et booster leur moral en leur transmettant des astuces, des bonnes idées, des podcasts sur des thématiques en lien avec le télétravail (Comment optimiser son espace de travail à la maison, comment rythmer sa journée pour être efficace, comment rester concentré avec ses enfants en bruit de fond, comment bien occuper ses enfants à la maison quand ils ont fini d'étudier) ou en lien avec les dernières mesures administratives prises par le gouvernement pour aider les entreprises.

Quels conseils souhaitez-vous donner à ceux qui vous lisent ?

De voir le verre à moitié plein même durant un moment tel que celui-ci, de se soutenir et de créer du lien différemment. Nous voyons cela comme une opportunité de traiter les dossiers de fond, de trouver d'autres façons de travailler en équipe, d'appréhender le temps différemment : de mettre à profit le temps gagné en transports pour se former via des podcasts, reprendre le goût de lire, passer plus de temps avec ses proches. En bref, de distinguer l'urgent de l'important.